Manutenção ou não de estoques? Um auxílio à decisão sob a luz dos custos decorrentes

Os estoques, necessários para a operação da grande maioria dos negócios, incorrem em alguns custos dificilmente computados pelos administradores, principalmente das micro e pequenas empresas, seja pela complexidade acadêmica do processo de levantamento ou pela falta de controle da movimentação financeira. 

Há, ainda, a falsa concepção de que toda a sobra de capital de giro deva ser investido em estoques com a compra de matérias-primas, mercadorias, insumos diversos para garantir o funcionamento da empresa a médio prazo. Tal pensamento, tido como verdadeiro antes dos ano 1990, hoje não se justifica mais. 

Mesmo em itens de condições especiais de abastecimento, como os importados e os sujeitos a extrema sazonalidade, como as matérias primas agrícolas, por exemplo, podem e devem ser cuidadosamente administrados, evitando-se incorrer em excessos, ou, se possível, mantendo a "quantidade ótima".

Os custos mais importantes são divididos em duas categorias:

1) Custos de manutenção ou de carregamento, incidentes sobre o volume do estoque médio, portanto, diretamente proporcionais a ele;

2) Custos de pedido, de aquisição ou de reposição, são os incidentes sobre o ato de comprar até a respectiva disponibilidade do item para consumo interno (matérias primas e insumos) ou comercialização (mercadorias).

No primeiro grupo estão os custos de oportunidade, ou seja, o custo financeiro do aquisição, normalmente comparada à taxa de juros utilizada pelo empresário no mercado financeiro para financiar as compras; o custo de frete no caso em que é cobrado por volume ou peso do material transportado; custo do espaço físico ocupado pelo estoque até a sua transferência de propriedade no momento da venda e despacho; custo das perdas no período em que esteja armazenado e na movimentação interna; custo da obsolescência para itens com ciclo curto de vida ou eventual desuso em função de mudança do projeto do produto final onde ele faz parte; custo de roubo, bastante comum em algumas indústrias e comércios. Este custo pode ser substituído pelo conjunto de medidas de segurança utilizadas, como câmeras, selos magnéticos, salários para os vigilantes, etc, igualmente significativo. 

Outro custo importante, é o de manuseio, representado pela manutenção e depreciação dos equipamentos de movimentação interna (carrinhos, empilhadeiras, paleteiras, pontes rolantes, gruas, etc.) e pelo salários de seus operadores e ajudantes. Soma-se a este, o custo do almoxarife responsável pela organização dos itens em prateleira, os inventários e toda a rotina de controle. 

Uma característica comum a esta categoria de custos, é, como já mencionado, sua proporcionalidade ao estoque médio, ou seja, quanto maior o estoque a empresa apresentar, maiores serão estes custos. 

É comum o empresário aumentar o espaço físico de depósito visando armazenar itens de baixo e médio giro, inclusive através financiamento tanto para a construção e aparelhamento (prateleiras, equipamentos de movimentação, etc), como para a aquisição do estoque adicional, sem nenhuma argumentação que justifique este aumento de custos, como por exemplo, abertura de novos pontos de comercialização, estratégias de aceleração de vendas, canais alternativos de distribuição, etc. Esta situação retrata a manifestação da cultura empresarial antiga que, quanto mais estoque, melhor.

Na segunda categoria estão os custos de pedido, de aquisição ou de reposição,  desencadeados com o processo de ressuprimento. São os relativos ao salário e encargos do comprador e equipe de follow-up, aparato físico para a função, tais como: gastos com telefone, com materiais impressos, espaço físico ocupado pelo(s) setor(es), despesas de viagem,  salários e encargos do inspetor de recebimento, entre outros. O que caracteriza este grupo, é a inversa proporcionalidade em relação ao volume do estoque médio, ou seja, quanto maior o estoque/tamanho do lote comprado, menor é o custo por unidade. Um exemplo clássico é do comerciante que reabastece sua loja através de visita ao fornecedor localizado em outra cidade ou estado. Quanto maior o volume de compras numa mesma viagem, os custos de deslocamento, alimentação, hospedagem, tempo dispendido, entre outros, serão menores.

Com os avanços tecnológicos este formato de reabastecimento tende a ser substituído pelas compras virtuais, o que minimiza, na maioria das vezes, o próprio preço de compra, tornando a cadeia produtiva mais eficiente.

O cuidado que deve ser tomado pelo empresário ou responsável pela gestão de estoques e compras é o equilíbrio destes dois tipos de custos (de carregamento e de pedido), objetivando o menor custo total, que é resultado da somatória de ambos. Isto  quer dizer que, para saber se minha política de estoques está correta, meu custo total deverá ser o menor possível, independente da grandeza das duas parcelas.

O primeiro passo, portanto, é a apuração cuidadosa destes custos, o que se consegue com um bom controle  e o seu posterior acompanhamento, o que se permitirão tomar as medidas corretivas para  a sua redução. 

Outros custos decorrentes dos estoques e suas consequências, como o de ruptura, por exemplo, quando acontece com a falta de determinado item por ocasião da demanda/solicitação do cliente, bem como as equações e fórmulas que nos permitam a apuração destes custos, serão assuntos para as próximas discussões.