Controlar os estoques tem despertado cada vez mais o interesse dos empresários. Seja para manter a operação do negócio, seja para otimizar os recursos financeiros investidos neste importante ativo.
Sobre a operação do negócio, é através da venda das mercadorias que se garante os fundos (através do lucro) para a aquisição de novos itens, pagamento das despesas de funcionamento e gerar reservas para futuros investimentos (reformas, aquisição de equipamentos, campanhas publicitárias, etc.). Sobre a otimização dos recursos financeiros, sabe-se quão considerável é o impacto dos estoques no ativo circulante da empresa refletindo diretamente na sua liquidez em caso de itens de baixo giro ou em políticas de venda inadequadas.
Dois métodos de gestão de estoques, auxiliados pelo uso de softwares, hoje abundantes no mercado fornecedor, podem ser utilizados visando estes dois objetivos. São eles: Método de Ponto de Pedido ou de Reposição Contínua (PP) e Método de Reposição Períodica ou de Intervalo Padrão (IP).
No primeiro, a requisição de compra é disparada quando o nível de estoque (saldo) encontra determinada quantidade, chamada de Ponto de Pedido. Não há intervalos fixos, visto que o consumo do item não é constante, salvo situações excepcionais, muito raras na maioria dos ramos comerciais ou de serviços.
Para iniciar-se o ciclo há de se definir dois parâmetros, que devem ser alimentados no aplicativo: consumo médio (CM) e tempo de reposição (TR). Estes são de relativamente simples apuração para empresas que tenham um breve histórico de funcionamento.O consumo médio do item considerado deve ser levantado pelas vendas realizadas nos últimos meses, de tal modo que corriga desvios significativos. O tempo de reposição é o período médio transcorrido entre a solicitação de compra ao fornecedor habitual e a disponibilidade do item em prateleira, já vencidos os processos de recepção, conferência, precificação e etiquetagem.
No método de Reposição Períodica o período é pré-determinado. Tomando-se o exemplo de uma mercearia, estabelecer-se-ia que uma vez por semana, segunda-feira, por exemplo, o grupo Bebidas seria comprada ou a cada 15 dias seriam os materiais de higiene e limpeza e assim por diante. O parâmetro necessário neste caso é o Estoque Máximo, previamente estabelecido, principalmente pela disponibilidade financeira da empresa e pelo histórico de consumo do item.
No dia do pedido, a quantidade a ser comprada corresponde à diferença entre o estoque máximo - que passa ser uma constante - e o estoque atual, apontado na coluna saldo. Neste momento devem ser considerados, também, alterações de consumo de acordo com a época do ano ou a estratégias de vendas planejadas.
Em situação normal, é importante a revisão constante dos parâmetros, evitando excesso ou falta de estoque, caso em que, por exemplo, mudança da minha fonte de fornecimento que me abrevia ou posterga a entrega ou alterações significativas na velocidade da demanda.
Nos próximos artigos abordaremos o impacto financeiro dos estoques e as bases matemáticas destes dois métodos.
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